
Wann ist der richtige Zeitpunkt, um ein Inkasso zu beauftragen?
Den richtigen Zeitpunkt zu wählen, um ein Inkasso zu beauftragen, ist nicht immer einfach. Als erfahrene Unternehmer*in kennen Sie die Situation, die Sie eigentlich vermeiden wollen – Zahlungsausfälle. Sie haben einen Auftrag vertragsgemäß erfüllt und erwarten nun den Zahlungseingang Ihres Geschäftspartners. Es kommen noch mehr offene Forderungen hinzu und auch Ihre Mahnungen bleiben erfolglos. Unbezahlte Rechnungen sind ärgerlich, mit Aufwand verbunden und gefährden zugleich die Liquidität Ihres Unternehmens, insbesondere wenn es sich um höhere Beträge handelt. Spätestens dann ist der Zeitpunkt gekommen, sich an einen Inkasso-Dienstleister zu wenden.
Wann beauftragen Sie einen Inkasso-Dienstleister?
Egal ob Großkonzern-Unternehmer*in, Online-Händler*in, kleiner Handwerksbetrieb oder Privatperson – als Gläubiger*in einer offenen Forderung können Sie rein rechtlich einen Inkasso-Dienstleister beauftragen. Die Rechtmäßigkeit der Forderung lässt sich dabei aus einem Vertrag oder einer Rechnung herleiten. Viele Unternehmen warten jedoch zu lange, bis sie einen Inkasso-Dienstleister um professionelle Hilfe bitten.
Sie haben routinemäßig bereits einige Maßnahmen in die Wege geleitet. Zeigen diese keinen Erfolg, ist der Zeitpunkt gekommen, einen Inkasso-Dienstleister zu beauftragen.
- Mahnung: Ihr*e Kund*in hat den offenen Betrag nach Fälligkeit der Rechnung noch nicht beglichen. Zur Erinnerung haben Sie eine Mahnung geschickt. Eine weitere Mahnung ist jetzt nicht mehr notwendig, sondern eine Geste Ihrer Kulanz.
- Kalenderdatum: Haben Sie im Vertrag oder in der Rechnung ein fixes Kalenderdatum formuliert, ist eine Mahnung gar nicht erforderlich und Sie können einen Inkasso-Dienstleister auch ohne Mahnung beauftragen.
- Zahlungsfrist: Auch wenn Sie eine bestimmte Zahlungsfrist festlegen, entbindet Sie dies von der Pflicht, eine Mahnung zu verschicken. Diese Fälle können Sie unmittelbar an einen Inkasso-Dienstleister übergeben.
Ab welcher Forderungshöhe lohnt es sich, ein Inkassounternehmen zu beauftragen?
Eine Frage, die viele Gläubiger beschäftigt: Einen Mindestbeitrag, ab dem Forderungen geltend gemacht werden können, gibt es dabei nicht. Sie haben Ihre Leistung erbracht, für die Ihnen eine Gegenleistung zusteht. Auch kleinere Rechnungsbeträge summieren sich, daher lohnt es sich in der Regel auch, kleinere Forderungen per Inkasso einzufordern.
Inkasso beauftragen – welche der drei Möglichkeiten wählen Sie?
Bei der Auswahl der Zusammenarbeit mit einem Inkasso-Dienstleister stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Die erste und gängigste Art ist der „Forderungseinzug im Auftrag“. Sie beauftragen ein Inkassounternehmen, die offenen Forderungen einzutreiben. Der Inkasso-Dienstleister handelt dabei im Namen Ihres Unternehmens.
- Eine weitere Möglichkeit, die Ihnen zur Wahl steht, ist das „Abtreten der Forderung“. Als Gläubiger*in treten Sie Ihre Forderungen an das Inkassounternehmen ab. Es kommt zu einem Gläubigerwechsel. Von nun an fordert das Inkassobüro im eigenen Namen die Zahlungsrückstände ein.
- Die dritte Möglichkeit ist der „Verkauf der Forderung“ – das Factoring. Die Forderungsabtretung gewährt Ihnen einen schnellen Zugang zu flexibler Liquidität. Bereits mit Verkaufsabschluss fließt Geld zurück in Ihr Unternehmen.
Was passiert nach der Beauftragung eines Inkassounternehmens?
Ein Inkassoverfahren besteht aus vier Stufen:
Zunächst wird mit Hilfe einer Bonitätsprüfung die wirtschaftliche Situation der Schuldner*innen geprüft. Anschließend versucht das Inkassounternehmen mit Mahnschreiben, Telefon-Inkasso und kontinuierlicher Kontaktaufnahme die Schuldner*innen zur Begleichung ihrer Rechnung zu bewegen. Dabei können je nach Forderungshöhe und Inkassofall individuelle Zahlungsvereinbarungen getroffen werden.
- Gerichtliches Mahnverfahren (optional)
Führt das vorgerichtliche Inkasso zu keinem Erfolg, kann in einem nächsten Schritt mit der Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden. Der Mahnbescheid hemmt die Verjährung, sichert die Ihre Forderung als Gläubiger*in und ist die Voraussetzung für einen späteren Vollstreckungsbescheid. Legen die Schuldner*innen keinen Einspruch ein, so gilt der Vollstreckungsbescheid als Titel.
- Nachgerichtliches Inkassoverfahren
Hat der Vollstreckungsbescheid nicht zum Erfolg geführt, kann der Titel der Zwangsvollstreckung realisiert werden. In einem nächsten Schritt werden Gerichtsvollzieher*innen kontaktiert, Pfändungen eingeleitet oder Anträge und Nachweise gestellt.
Wurde ohne Ergebnis vollstreckt, gibt es die Möglichkeit, die Schuldner*innen über mehrere Jahre zu beobachten. Ein Gläubigertitel ist über 30 Jahre lang gültig. Sobald sich an der finanziellen Situation der Schuldner*innen etwas verändert und die bestehenden Forderungen können beglichen werden, wird ein erneuter Vollstreckungsversuch unternommen.
Welche Kosten entstehen beim Inkasso und wer muss diese tragen?
Die Kosten für ein Inkassoverfahren können je nach Anbieter*in variieren, sie sind jedoch nicht frei verhandelbar. Registrierte, seriöse Inkassounternehmen halten sich dabei an die Inkassogebührenverordnung. Außerdem arbeiten viele Inkassounternehmen erfolgsbasiert, so dass im Fall einer Nicht-Realisierung der Zahlung kein weiteres Kostenrisiko für Sie als Gläubiger*in entsteht.
Grundsätzlich gilt, dass alle anfallenden Kosten des beauftragten Inkassounternehmens von den Schuldner*innen getragen werden müssen. Sie sind Teil des Verzugsschadens. Diese Kosten umfassen sowohl die Hauptforderung, als auch Mahn- und Inkassokosten, Zinsen, Bankgebühren oder Zwangsvollstreckungsgebühren. Im fortschreitenden Inkassoverfahren erhöhen sich folglich auch die Kosten für die Schuldner*innen.
Was zeichnet ein seriöses Inkassounternehmen aus?
Da es sich bei Inkassodienstleistungen um eine Rechtsdienstleistung handelt, muss sich jedes Inkassounternehmen, das gegen Entgelt tätig ist, bei dem Rechtsdienstleistungsregister eintragen lassen und entsprechende Sachkunde freilegen. Verstößt ein Dienstleister gegen seine Pflichten, kann die zuständige Aufsichtsbehörde den Betrieb des Inkassobüros einstellen. Zusätzlich finden sich auf der Website seriöser Inkassounternehmen detaillierte Angaben über das rechtliche Fachwissen, eine genaue Erläuterung der Durchführung des Forderungsmanagements und Verweise auf die Zahlungseingangskontrolle.
Ein Inkasso muss Ihrer Kundenbeziehung keinesfalls schaden. Mit individuellen Inkassoverfahren und einer Kommunikation auf Augenhöhe können wir als erfahrener Inkasso-Dienstleister Schuldneransprachen und Vorgehen optimal an jeden einzelnen Inkassofall anpassen und entwickeln dabei einzigartige Lösungen.